Verwaltungskosten minimieren: Mit digitalen Lösungen zum Erfolg

Verwaltungskosten entstehen in jedem Unternehmen, egal ob groß oder klein. Dazu gehören Aufwendungen für Buchhaltung, Personalverwaltung, Bestellwesen oder IT. Oft verbergen sich hier große Einsparpotenziale, die sich primär durch den gezielten Einsatz digitaler Tools realisieren lassen. Von der automatisierten Warenwirtschaft über cloudbasierte Lösungen bis zu Projektmanagement-Tools optimieren die digitalen Helferlein die Prozesse, senken Kosten und sorgen für eine reibungslose Organisation. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen praxisnahe Ansätze, mit denen Sie die Verwaltung in Ihrem Unternehmen durch smarte Softwarelösungen ressourcenschonender gestalten und typische Kostenfallen vermeiden.

Was genau sind Verwaltungskosten in einem Unternehmen?

Zu den Verwaltungskosten gehören alle Aufgaben, die durch die Organisation eines Unternehmens entstehen. Dazu gehören unter anderem Gehälter für die Mitarbeiter in der Verwaltung, Kosten für die IT-Infrastruktur, Büromaterial, Buchhaltung, Rechtsberatung und Miete für Büroflächen. Diese Kosten fallen in Bereichen an, die nicht direkt produktiv sind, aber für den reibungslosen Betrieb unbedingt benötigt werden.

So müssen beispielsweise in der Buchhaltung Belege erfasst, Rechnungen geprüft und Löhne abgerechnet werden. Das erfordert zum einen Personal und zum anderen entsprechende Software. Die Kosten werden der Verwaltung zugerechnet, ebenso wie die IT-Kosten, etwa für Softwarelizenzen oder die Anschaffung von Computern.

Die typischen Kostenfallen in der Verwaltung

In der Verwaltung lauern einige typische Kostenfallen. Zu den Klassikern gehört dabei unter anderem die Verwendung von veralteter Software, denn viele Unternehmen zögern, auf neue Technologien umzusteigen. Langfristig hat das jedoch hohe Wartungs- und Supportkosten zur Folge. Ferner arbeiten Mitarbeiter mit veralteten Programmen oft langsamer und benötigen wesentlich mehr Zeit, um Prozesse abzuschließen, da die Funktionen der Software nicht mehr zeitgemäß sind oder automatisiert funktionieren.

Ein weiteres Problem ist die doppelte Erfassung von Daten. Mitarbeiter müssen oftmals dieselben Informationen mehrfach in unterschiedliche Systeme eingeben, weil die entsprechenden Schnittstellen zur automatischen Übernahme der Daten fehlen.

In der Lagerhaltung kann es passieren, dass Produkte in zu großen Mengen eingekauft werden, wenn das Unternehmen ohne moderne Software für die Warenwirtschaft agiert. Daraus ergeben sich erhöhte Lagerkosten und die Bindung von Kapital, das möglicherweise anderweitig sinnvoller eingesetzt werden könnte. All das sind viele kleine Hindernisse, die sich zu großen Problemen summieren und durch die Digitalisierung der Verwaltung vermieden werden.

Digitale Lösungen haben den größten Einfluss auf die Kostensenkung

Es gibt viele Möglichkeiten zur Reduktion der Kosten in der Verwaltung – etwa durch die Optimierung von Arbeitsprozessen, den Abbau von Büroflächen oder die Auslagerung bestimmter Tätigkeiten. Auch Maßnahmen wie die Einführung flexibler Arbeitszeiten oder das Reduzieren des Papierverbrauchs können Kosten senken. Doch die mit Abstand größten Einsparungen lassen sich durch die Digitalisierung erreichen, denn die entsprechenden Tools automatisieren bisher manuelle Prozesse, verkürzen Arbeitszeiten und minimieren Fehlerquellen.

Das zeigen zahlreiche Beispiele aus der Praxis, etwa bei der Einführung einer Warenwirtschafts-Software in einem Online-Business: Vor der Digitalisierung musste der Lagerbestand manuell geprüft und Bestellungen händisch ausgelöst werden. Nach der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems werden die Bestellungen nun automatisiert ausgelöst, sobald der Bestand einen bestimmten Schwellenwert erreicht. Dadurch ließen sich nicht nur die Lagerkosten um rund 20 Prozent senken, gleichzeitig wurden auch noch die Lieferzeiten um rund 15 Prozent verkürzt.

Zusätzlich wurden die Fehler in der Erfassung der Lieferungen und Bestellungen deutlich reduziert. Durch die Digitalisierung sank der Aufwand für die manuelle Eingabe und Überprüfung der Bestandsdaten von rund drei Stunden auf 30 Minuten pro Tag. Die gewonnene Arbeitszeit kann inzwischen an anderer Stelle wesentlich effizienter eingesetzt werden. Viele Unternehmer fragen sich jetzt vielleicht: Wie lässt sich eine solche Anpassung konkret auf mein Unternehmen übertragen?

Schritt für Schritt zur Digitalisierung in der Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung ist in jedem Betrieb, unabhängig von der Größe und Branche, sinnvoll. Wie das in der Praxis funktionieren kann, erklären wir Ihnen anhand eines kleinen Buchladens.

Der erste Schritt beginnt mit der Analyse der aktuellen Prozesse. Zunächst sollte der Unternehmer prüfen, welche Abläufe in seinem Geschäft manuell erfolgen und deshalb besonders viel Zeit erfordern. Im Fall des Buchladens könnte das die manuelle Erfassung von Bestellungen und Lagerbeständen sein.

Der nächste Schritt wäre in diesem Fall die Einführung eines modernen Warenwirtschaftssystems, denn damit kann der Buchladen den Lagerbestand in Zukunft automatisch überwachen. Bücher, die gut laufen, werden automatisch nachbestellt, und die Ladenhüter lassen sich durch entsprechende Reports in der Warenwirtschaft wesentlich einfacher identifizieren. Sie werden aus den Regalen entfernt, um Platz für beliebtere Titel zu machen.

Wenn der Buchhändler den Lagerbestand automatisiert hat, gibt es weitere sinnvolle Schritte, um die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben. Ein modernes Kassensystem, das direkt mit der Warenwirtschaft verknüpft ist, erfasst etwa die Verkäufe in Echtzeit. Dadurch hat der Händler nicht nur den aktuellen Überblick über seine Bestände, sondern kann auch Kundendaten für Marketingaktionen oder Treueprogramme speichern.

Für zusätzliche Einnahmequellen könnte die Integration eines Online-Shops sorgen. Durch die Verbindung des Online-Verkaufs mit dem bestehenden Warenwirtschaftssystem werden Lagerbestände zentral verwaltet und Online-Bestellungen genauso effizient abgewickelt wie im stationären Handel.

Die besten digitalen Tools zur Senkung der Verwaltungskosten

Neben der Warenwirtschaft gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, die Verwaltung zu automatisieren und somit Kosten zu senken. Cloud-basierte Lösungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace erlauben zum Beispiel eine zentrale Speicherung und Bearbeitung von Daten im Unternehmen, und die Mitarbeiter können von überall auf diese zugreifen. Dadurch ist keine teure lokale IT-Infrastruktur nötig und die Zusammenarbeit in Teams gestaltet sich wesentlich einfacher. Außerdem sind diese Lösungen flexibel skalierbar. Das heißt, die Unternehmen müssen nur für die tatsächlich genutzten Funktionen bezahlen.

Das Projektmanagement lässt sich hauptsächlich mit Tools wie Trello, Asana oder Jira optimieren. Diese Apps sind fast von jedem Endgerät nutzbar, sodass Mitarbeiter auch unterwegs oder im Home-Office damit arbeiten können und den Überblick über ihre Aufgaben und Deadlines behalten. Da alles zentral erfasst wird, werden doppelte Arbeitsschritte vermieden.

Digitale Buchhaltungstools wie Lexware automatisieren viele Routineaufgaben in der Buchhaltung, von der Rechnungserstellung bis zur Steuererklärung. Das verringert in diesem sensiblen Aufgabenbereich das Risiko von Fehlern, die in der Praxis zum Teil hohe Strafzahlungen nach sich ziehen.

Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare oder M-Files erlauben die zentrale Speicherung von Dokumenten und reduzieren dadurch den Aufwand für die Suche nach Unterlagen. Mit Workflow-Automatisierungstools lassen sich wiederkehrende Prozesse wie das Versenden von Bestätigungs-E-Mails oder das Übertragen von Daten automatisieren.

Es lohnt sich, gezielt in die Digitalisierung der Verwaltung zu investieren und externe Profis an Bord zu holen, die das Projekt begleiten, denn ein häufiger Stolperstein bei der Einführung digitaler Lösungen ist die sogenannte Betriebsblindheit. Interne Mitarbeiter sind oft zu sehr in die bestehenden Prozesse eingebunden, um die vorhandenen Verbesserungspotenziale noch zu erkennen. Externe Berater bringen frische Perspektiven ein und haben die nötige Erfahrung, um die vorhandenen Schwachstellen aufzudecken.

Genauso wichtig ist es jedoch, die eigene Belegschaft von Anfang an in den Digitalisierungsprozess einzubinden. Die Mitarbeiter kennen die täglichen Abläufe am besten und wissen, wo der Schuh drückt oder unnötig viel Zeit verloren geht. Ihr Feedback ist demnach genauso wichtig, um herauszufinden, welche digitalen Tools in der Praxis wirklich hilfreich sein könnten und wo konkrete Verbesserungen benötigt werden. Durch die Einbindung werden die erarbeiteten Lösungen nicht nur besser angenommen, sondern auch erfolgreicher umgesetzt.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein anhaltender Prozess

Die Digitalisierung ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess im Unternehmen, der ständig weiterentwickelt werden muss. Technologische Möglichkeiten verbessern sich laufend und bergen so stets neue Potenziale für Effizienzsteigerungen.

Aus diesem Grund müssen die bereits eingeführten digitalen Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand gestellt und dahingehend hinterfragt werden, ob sie noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Jene Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, bleiben nicht nur wettbewerbsfähig, sondern optimieren damit auch langfristig und dauerhaft ihre Verwaltungskosten.